Почта на корпоративном домене ассоциируется с большими компаниями, даже корпорациями, у которых десятки отделов и сотни сотрудников — и все со своей почтой. На самом деле на необходимость завести такую почту влияет не размер компании, а её цели и задачи.
Анастасия Рогозина, редактор Конверта, журнала сервиса email-рассылок Unisender, рассказала, кому нужна корпоративная почта, где и как её можно создать, и что для этого потребуется.
Что такое корпоративная почта
Очень условно все электронные почты можно разделить на два основных типа: почты на общедоступном домене (популярные примеры таких — @mail.ru, @gmail.com, @yandex.ru) и на корпоративном домене (тогда почта выглядит как @адресайта.ru).
Есть ещё почты на личном домене, которые создаются от имени почтового сервиса и закрепляются за пользователем, как правило, на оплаченный срок. Но такие адреса не являются корпоративными — использовать их в качестве почты организации нельзя, потому что права на домен не передаются владельцу email.
По корпоративному адресу получатель сразу увидит, от лица какой компании оно отправлено, но создаются корпоративные адреса не только (а то и вовсе) не для этого.
Кому и зачем нужна корпоративная почта
Корпоративная почта может понадобиться компаниям, которые ведут активную коммуникацию как в B2B, так и в B2C сегментах. Вот несколько самых классических задач, которые она помогает решить.
Репутация и доверие. Когда представитель компании пишет с аккаунта на общедоступном домене вроде name@mail.ru, name@gmail.com или name@ya.ru — это может породить сомнения в серьёзности намерений. Или того хуже — получатель заподозрит отправителя в мошенничестве. Чтобы этого избежать, лучше пользоваться почтой на собственном домене.
Выдать себя за представителя компании, у которой есть собственное доменное имя, злоумышленники тоже могут (это называется спуфингом), но сделать это гораздо сложнее.
По наличию корпоративного домена можно проверить, не поддельная ли рассылка
Рассылки. Бизнесу, который планирует использовать email-маркетинг, почта на корпоративном домене необходима. Во-первых, ни один сервис рассылок не позволит отправлять письма массово с ящика на общедоступном домене. Во-вторых, даже если компания решит отправлять письма с обычной почты, в обход сервисов рассылки, они попадут прямиком в спам — сработают фильтры почтовых провайдеров. Так что эффективные массовые рассылки без корпоративного домена просто невозможны.
Распределение почты и доступов к ней. Наличие корпоративного домена позволяет завести не только общую почту, но и почты отделов и сотрудников. Это удобно и для коммуникации внутри компании, и для внешней переписки: можно назначить ответственных за те или иные аккаунты и проследить, чтобы у сотрудников было разграничение доступа к разным почтам. Кроме того, можно быть уверенными, что при увольнении сотрудника полученные и отправленные им письма не исчезнут вместе с ним.
Забота о сотрудниках. Аккаунты в корпоративной почте позволяют отделить личную переписку от рабочей, что важно для многих сотрудников, стремящихся к поддержанию баланса между работой и повседневной жизнью. Им не придется реагировать на рабочую переписку в нерабочее время, а в рабочие часы они меньше будут отвлекаться на остальные письма, так как залогинены под другим аккаунтом.
Что нужно, чтобы зарегистрировать корпоративную почту
В целом для оформления почты для бизнеса нужны две вещи: домен и подписка на сервис.
Домен — это адрес сайта, закрепленный за человеком или компанией. Самого сайта при этом может и не быть: если компания не планирует быть представленной онлайн, достаточно просто купить домен. В России это можно сделать при помощи специальных сервисов, например, «Рег.ру» или Beget.
Стоимость будет зависеть от выбранного доменного имени — цены на самые простые варианты в российских доменных зонах .ru или .рф как правило начинаются от 100 рублей в год. И да, кириллические домены для создания корпоративной почты тоже подходят, по крайней мере у российских почтовых сервисов проблем с этим нет.
Наиболее дорогие домены в популярных международных доменных зонах — .com и .io
После регистрации домена можно создать на нем почту. Для этого подойдут любые сервисы, у которых есть такая услуга: как правило, это платная подписка, иногда — с бесплатным демо-периодом.
В целом можно оформить корпоративную почту и через регистратора / хостинг — тот же «Рег.ру» может зарегистрировать почту, предоставив возможность создавать почтовые ящики и даже место в облачном хранилище. Однако функционал у такого электронного адреса будет существенно ограничен: управлять доступами и корпоративной почтой будет попросту неудобно. Кроме того, компания становится зависимой от провайдера: если он прекратит свою деятельность или «упадет», можно лишиться доступа к почте навсегда.
Так что удобнее и выгоднее воспользоваться услугами почтовых сервисов: вот что они предлагают.
Популярные сервисы для корпоративной почты
Завести корпоративную почту можно в любом из множества сервисов для комплексных офисных решений. Однако использовать зарубежные варианты в России неудобно: Microsoft 365 недоступен полностью, c Google Workspace, некогда одним из самых популярных решений для корпоративной почты, можно исхитриться, но риски велики. Поэтому здесь мы рассмотрим только два российских решения: Яндекс 360 и VK WorkMail.
Яндекс 360 для бизнеса
Создание корпоративной почты доступно в общей подписке на Яндекс 360. В пакет входят и другие инструменты для облегчения корпоративной рутины: место в облачном хранилище, корпоративный мессенджер, система видеосвязи «Телемост», возможность создавать кастомные формы для опросов и даже вести базу знаний своей компании.
Однако остановимся на тех функциях Яндекс 360, которые связаны с корпоративной почтой. Вот что они включают:
- Неограниченное число адресов. На общие почтовые ящики, к которым есть доступ у всех сотрудников, действует лимит — 500 штук.
- Для каждого адреса можно создать до 10 алиасов. Это альтернативные адреса, которые нужны, например, чтобы сотрудник получал почту, приходящую не только на его рабочий адрес, но и на адрес pr@name.ru.
- Можно завести и доменные алиасы: если у компании есть несколько доменов (или вариаций написания, например, companyname.ru и company-name.ru), можно собирать почту с них в один ящик при помощи дополнительных адресов.
- Группы и подразделения: если нужно, чтобы письма, приходящие на конкретный ящик, например, sales@name.ru, получали все сотрудники отдела продаж, можно создать подразделение из адресов, относящихся к нему.
- Архив писем и вложений: все они хранятся в российских дата-центрах, и к ним есть доступ у администратора корпоративного аккаунта. Опция защищенного архива доступна только на тарифах «Расширенный» и «Оптимальный».
- В настройках можно включить получение писем на несуществующие адреса, относящиеся к домену. Если отправитель вышлет письмо на адрес с опечаткой (emarkov@name.ru вместо amarkov@name.ru) или напишет на info@name.ru, хотя к домену такой адрес не привязан, оно все равно попадет в почтовый ящик.
- Мультиплатформенность — сотрудник может иметь доступ к почте не только с рабочего места, но и с мобильного устройства или домашнего компьютера через сайт или приложение.
- На тарифах «Расширенный» и «Оптимальный» можно настроить собственные правила обработки писем — то, как они будут пересылаться между сотрудниками или удаляться. Однако перед подключением этой опции Яндекс рекомендует посоветоваться с юристом, так как могут быть нужны согласия сотрудников на доступ к данным.
- Усиленная защита. У Яндекса есть собственный сервис «Спамоборона», блокирующий ненадежных или подозрительных отправителей. Однако запрещенные для отправки и получения писем адреса можно разграничить вручную (доступно на полных тарифах).
В Яндекс 360 можно также перенести данные из Google Workspace и Microsoft 365 и российских сервисов, если до этого компания использовала иностранные офисные пакеты.
Сколько стоит. Самый дешёвый тариф обойдётся в 249 рублей, самый полный — 1399 рублей (за пользователя в месяц). Соответственно, для компании из десяти человек годовая стоимость подписки начинается от 29880 рублей. Чем больше компания или чем шире тариф — тем дороже.
VK WorkMail
Это корпоративная почта, которая также входит в офисный пакет, но теперь уже — от VK и Mail. Подписка называется VK Workspace и включает целый набор сервисов и решений: мессенджер, календарь, облако, таск-трекер, видеоконференции и другое. Инструменты связаны между собой: в почту, например, интегрирован календарь, который напоминает о запланированных встречах и событиях.
- Неограниченное число адресов — личных и общих.
- Алиасов нет — но можно создать личные и общие ящики и настраивать пересылку и взаимосвязь, создавая «Группы» из сотрудников.
- Можно вручную настроить допустимые размеры вложений и даже почтовых ящиков каждого сотрудника. Общий объем почтового ящика при этом не ограничен.
- Данные хранятся в российских дата-центрах — это важно для соблюдения законодательства в этой области, и обеспечивает дополнительную безопасность.
- Можно делиться правами доступа к почтовым аккаунтам без передачи логина и пароля — удобно, когда сотрудника кто-то замещает или хочется дать возможность работать с почтой секретарю.
- Для сотрудников можно настроить личное облачное хранилище: это позволит разграничивать доступ к информации между отделами и работниками.
- Администратору доступны данные об использовании почтовых ящиков сотрудниками, например, время последней активности.
Сколько стоит. Тарифов два— SaaS (облачный сервис) и индивидуальный, с возможностью размещения на собственных серверах. Второй вариант — для крупных компаний, по нему цена рассчитывается индивидуально. SaaS обойдется от 159 рублей за человека в месяц при годовой оплате, то есть для компании из десяти человек будет стоить 19080 рублей в год. Стоимость подписки для одного сотрудника не меняется в зависимости от их количества.
Как завести почту для бизнеса
У каждого сервиса — перечисленных выше и остальных — есть собственные подробные инструкции о том, как подключить корпоративную почту. Однако основных шагов (после создания аккаунта и оплаты) всего четыре. Остановимся на них подробнее без привязки к конкретному сервису.
Подтвердить права на домен
Это необходимо, чтобы сервис убедился: домен действительно принадлежит компании и она имеет право вести почтовую переписку от его лица. Есть несколько способов подтвердить права на домен в зависимости от того, есть на нем сайт или нет.
Если подключен хостинг (есть работающий сайт).
Способ 1. HTML-файл. На странице подключения почты выбранный сервис предложит скачать файл в формате HTML: в нем содержится специальный тег. Файл нужно загрузить на устройство (компьютер), а затем разместить в корневом каталоге сайта через админку.
Способ 2. Метатег. Нужно скопировать код, предложенный почтовым сервисом, а затем зайти в панель управления сайтом и разместить его в коде главной странице перед закрывающим тегом .
Все четыре способа подтвердить домен актуальны для большинства почтовых сервисов
Если хостинг не подключен (домен есть, а сайта на нем нет).
Способ 1. Создание DNS-записи. Войдите на сайт, через который был зарегистрирован домен. Откройте настройки домена и добавьте DNS-запись типа TXT с параметрами, предложенными почтовым сервисом. После этого останется дождаться, пока DNS-записи обновятся — это происходит в течение 72 часов.
Способ 2. Перенос DNS-сервера. Зайдите на сайт регистратора и найдите список DNS-серверов. Затем у почтового сервиса найдите предложенные DNS-сервера. Их будет два: первичный и вторичный (NS1 и NS2). Добавьте их в соответствующие строки на сайте регистратора и дождитесь обновления записей.
После того, как права на домен подтверждены, нужно перейти к настройке DNS-серверов. Некоторые сервисы позволяют делегировать сервер им: в таком случае настройка происходит автоматически. Ниже мы разберём, как провести настройку вручную.
Создать MX-запись
MX-записи нужны для того, чтобы указать на сервер обработки почты. Пока они не настроены, письма не будут доходить до корпоративной почты. Чтобы настроить MX-запись, нужно зайти на сайт регистратора, удалить существующие MX-записи, если они есть, и добавить новую с соответствующими параметрами (их можно найти у почтового сервиса).
| Имя | @ |
|---|---|
| Тип | MX |
| MX Preference / Приоритет | 10 |
| Значение (IP / Host) | mx.yandex.net. |
Имя поддомена всегда будет «@» (за исключением некоторых регистраторов — там нужно указывать домен компании), а приоритет — 10. Таким образом отличаются только значения: например, для VK WorkMail это «emx.mail.ru.», для Яндекс 360 — «mx.yandex.net.». Точка в конце значения обязательна, но она может проставляться автоматически.
У некоторых хостинг-провайдеров, например, Timeweb, достаточно выбрать вкладку с нужным сервисом.
Все значения предустановлены, но если сервиса нет в списке, можно заполнить вручную
После заполнения полей нужно подтвердить введенные данные и дождаться окончания проверки (до 72 часов).
Создать SPF-запись
SPF-запись нужна для того, чтобы домен не смогли подделать. Это поможет предотвратить попадание в спам как адресных писем, так и массовых рассылок.
Настройка SPF происходит там же, где и MX — на сайте хостинг-провайдера. Необходимо зайти в личный кабинет, открыть необходимый домен и в разделе DNS-зон добавить запись типа TXT со значением, которое предлагает почтовый сервис.
| Имя | @ |
|---|---|
| Тип | TXT |
| MX Preference / Приоритет | — |
| Значение (IP / Host) | v=spf1 redirect=_spf.yandex.net |
Приоритет здесь не указывается (он нужен только для MX-записей), а значение будет зависеть от почтового сервиса: у Яндекса это v=spf1 redirect=_spf.yandex.net, а у Mail — v=spf1 redirect=_spf.mail.ru.
Добавить DKIM-подпись
Наличие DKIM-подписи дает почтовым провайдерам знать, что письмо действительно пришло от компании, владеющей доменом, а не от мошенников. Такие письма точно попадут во входящие (если не планируете рассылать спам, конечно).
Для настройки DKIM-подписи понадобится публичный ключ, который можно найти в административной панели почтового сервиса, на котором размещается корпоративная почта. В VK WorkMail он находится в разделе «Состояние сервера», а в Яндекс 360 — в разделе «Домены». Выглядеть он может примерно так: ‘v=DKIM1; k=rsa; t=s; p=MUTjfkYKtaCOteH4EBqJlKpe…’
Затем в личном кабинете на странице хостинг-провайдера в разделе с DNS-зонами создайте новую запись типа TXT.
| Имя | mail._domainkey |
|---|---|
| Тип | TXT |
| MX Preference / Приоритет | — |
| Значение (IP / Host) | Сконированный публичный ключ |
В некоторых случаях понадобится сначала создать поддомен, а затем добавлять запись. Поле «Имя» в таком случае будет mail._domainkey.yourdomain.tld.
Далее сохраняем запись и снова ждем до 72 часов.
После того, как все записи DNS успешно обновятся (это можно увидеть в соответствующем разделе почтового сервиса), корпоративная почта станет действительной. Дальше можно заниматься настройками исходя из личных предпочтений и нужд компании уже внутри сервиса: создавать адреса, добавлять сотрудников, формировать группы, и, конечно, принимать и отправлять письма.
